Gesetze und Vorschriften

E-Mail-Archivierung

Viele Betriebe behandeln E-Mail-Archivierung noch recht stiefmütterlich - obwohl sie seit 2002 dazu verpflichtet sind, den Finanzbehörden die steuerrelevante elektronische Post bereitzustellen.

Schließlich verlangen GDPdU und SOX die korrekte Archivierung von betriebsrelevanten E-Mails. Darüber hinaus produziert die Suche nach einer wichtigen Mail kaum kalkulierbare Kosten. Überlastete E-Mail-Systeme behindern die tägliche Arbeit und führen zu hohen Ausgaben für Speicherplatz und Administration. Backup und Recovery benötigen zudem untragbar viele Stunden.

Ein "E-Mail-Gesetz" als solches gibt es in Deutschland nicht. Doch wurden durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002, aufgrund von Änderungen des Signatur- und des Umsatzsteuergesetzes sowie der Abgabenordnung (AO), vor allem aber dank der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) rechtlich verbindliche Rahmenbedingungen für die Archivierung von E-Mails geschaffen. Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss wie ein Papierdokument in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt sowie prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

GDPdU - Digitale Betriebsprüfung

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen - so die Änderung der §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes. Der Betriebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. De facto bedeutet das eine Kompetenzerweiterung für die Betriebsprüfer.

Die Anforderungen dieser Gesetzesänderung werden im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" konkretisiert. Außerdem müssen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden.

Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Zudem müssen diese Daten unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§§ 146 Abs. 5 S. 2, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das bedeutet jedoch nicht, dass die Daten im ursprünglich benutzten System gespeichert bleiben müssen. Sie können auch in entsprechende Archivierungssysteme ausgelagert werden. Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sind Rückstellungen zu bilden. Nachdem §§ 147 Abs. 2 S. 2 AO a. F. und die Ergänzung des Abs. 2 S. 1 Nr. 2 gestrichen worden sind, ist die Aufbewahrung in gedruckter Form nicht mehr erforderlich. Geprüft werden, wie bisher, die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden die Anforderungen der geänderten Abgabenordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen. Mögliche Maßnahmen sind z. B. Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzung.

Steuerlich relevante Daten

Die elektronische Betriebsprüfung ist inzwischen gängige Praxis. Bei der nächsten Betriebsprüfung wird der Prüfer vor Ort mit Notebook erscheinen und Daten statt Papier fordern. Dennoch meiden viele Unternehmen die Beschäftigung mit dem Thema. Dabei müssen bereits seit Januar 2002 Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können.

Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Diese fallen überwiegend in den Bereichen Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Lohnbuchführung an. Andere Daten sind dann steuerrelevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Falls sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, müssen sie vom Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ebenfalls qualifiziert und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorgehalten werden. Dies können Daten der Waren- und Materialwirtschaft sein, soweit sie für die Bewertung des Vorratsbestands von Bedeutung sind. Auch Bereiche der Kostenrechnung, sofern sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern und Rückstellungen erforderlich sind, sowie Daten aus Dokumenten-Management-Systemen oder anderen Archivierungssystemen sind für den Datenzugriff relevant.