Technologie für das Informationszeitalter
Kein Unternehmen kann sich den Auswirkungen der zunehmenden Globalisierung entziehen. Um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können, müssen ständig neue Innovations- und Rationalisierungspotenziale ausgeschöpft werden. Nicht zuletzt mit den steigenden Anforderungen an die Dokumentation steigt auch die Informations- und Papierflutflut ins Unermessliche. Das betrifft nicht nur von außen erlangte, sondern auch intern gewonnene Informationen. Für jeden wirtschaftlich Handelnden wird es immer wichtiger, sich sämtliche für ihn relevanten Daten verfügbar zu machen, ohne in der Informationsflut die Orientierung zu verlieren.
Oftmals werden für die Lösung komplexer Probleme Erkenntnisse aus konventionellen Quellen, aus EDV-Systemen und zunehmend auch aus dem Internet benötigt. Dies macht eine zeitaufwändige und fehlerträchtige Informationsgewinnung in Aktenablagen, in Handakten und in verschiedenen EDV-Anwendungen erforderlich.
Das digitale Archiv
DOKUBIT wurde mit dem Ziel entwickelt, das Büromanagement und die Organisation der Verwaltung so weit wie möglich in allen Bereichen zu automatisieren, zu vereinfachen und zu straffen. Wichtige Informationen sollen sofort auffindbar sein, um dadurch die Qualität und die Produktivität der Verwaltungsarbeit zu verbessern. Gleichzeitig sollen die Kosten in diesen Bereichen deutlich gesenkt und dabei auch Umweltgesichtspunkte berücksichtigt werden, z.B. durch Einsparungen beim Materialverbrauch und Ablageraum. Jedes Unternehmen bewahrt aus den verschiedensten Gründen Dokumente/Belege in Papierform für einen mehr oder weniger langen, zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder gar Millionen von Papierbelegen an. Ein Teil dieser Belege wandert nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres in Archivräume, ein anderer Teil verbleibt in Handordnern in den Büros. Alljährlich werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in so genannte Altarchive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Aus dieser Problematik heraus wurde die Idee des digitalen Archivs geboren. Ein solches digitales Archiv ist zunächst einmal nicht mehr als eine moderne Form der Ablage. Mit einem großen Unterschied: Alle Dokumente und Informationen sind in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert und jederzeit - von jedem Ort der Welt aus - im Zugriff, Kosten und Zeit sparend.
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Automatische E-Mail Archivierung und Verwaltung
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| DokuBit kann auch Ihre gesamte E-Mail archivieren und verwalten. Auch diese Form der Korrespondenz wird dann zentral, für alle berechtigen Mitarbeiter zugänglich, gespeichert. Eine wichtige E-Mail liegt dann nicht mehr zusammenhanglos in einem lokalen Postfach, sondern im Zentralarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. |
Das digitale Archiv
Physische Informationen auf Papier, Mikrofilm oder ähnlichen Datenträgern sind angesichts ihres ständig wachsenden Volumens ein Hindernis für Produktivitätssteigerungen in der Verwaltung. Je mehr physische Informationen eine Organisation benötigt, desto mehr Ressourcen verschlingt deren Verwaltung. Hinzu kommt, dass physische Informationsträger verloren gehen, falsch abgelegt, beschädigt oder einfach irgendwo „begraben“ und damit nicht mehr genutzt werden können.
DOKUBIT revolutioniert die tägliche Büroarbeit. Aktenberge gehören der Vergangenheit an. Die Verwaltung wird nicht mehr von ihren Informationen kontrolliert, sondern kann sie effektiv verwalten und nutzen